الاجراءات هي الخطوات التشغيلية المعبرة عن الكيفية المناسبة لتطبيق السياسات الاستراتيجية الخاصة بالشركة مما يؤدي في النهاية لوجود دليل سياسات واجراءات فعال بالشركة.
وفي هذا المقال سوف اكلمك عن تكتيك احترافي يساعدك في تصميم اجراءات ذات كفاءة لدليل السياسات والاجراءات.
فعندما تبدأ بتصميم أي إجراء تشغيلي فإنك تحاول أن تصف أكثر طريقة تتسم بالكفاءة سواء كان إجراءا بسيطا كإجراء طلب إجازة أو مطولا كإجراءات عمليات الإختيار والتوظيف بالشركة.
ولتحقيق كفاءة الإجراء عليك بعد أن تقوم بتصميمه أن تراجع خطوة خطوة في الإجراء على ثلاث مناطق.
- النماذج والملفات: وتتبين مع كل خطوة هل تتطلب نموذج أو ارشفة في ملف.
- الكمبيوتر والنت: وتتبين مع كل خطوة هل تتطلب التسجيل في نظام معلوماتي بالكمبيوتر.
- الوظائف: وتتبين من المسئول عن تحريك هذه الخطوة كمسمى وظيفي وليس اسم شخصي.
فنسأل مع كل خطوة الأتي:
- هل هذه الخطوة تحتاج إلى نموذج إداري؟
- وما اسمه؟
- وعند الاجابة بنعم عليك أن تتابع مصير هذا النموذج لإنه بالقطع يجب حفظه في ملف مع نهاية الاجراء.
- ومعرفة هل سيكون نسخة واحدة أو أكثر.
- هل يتم تسجيل أي بيان في هذه الخطوة على الكمبيوتر؟
- أو استخراج أي بيان من الكمبيوتر؟
- هل يتم ارسال او استقبال او اعادة توجيه رسالة عبر الانترنت؟
- وتقوم بتوضيح اسم الملف أو الموقع والبريد الاليكتروني.
- من هم الاشخاص المعنين مع كل خطوة من الاجراء داخل الشركة؟
- وماهي وظائفهم؟
- وهل يعتمدون أو يوقعون بالاستلام؟
- ومن هم المعنيين من خارج الشركة؟
تمنياتي لكم بالنجاح والتوفيق واسعد بتعليقاتكم ومشاركتكم
