إن تخطيط القوى العاملة عبارة عن اربع عمليات رئيسية تهدف في النهاية إلى وضع الموظف المناسب في المكان المناسب في الوقت المناسب.
ولكي يتم تخطيط القوى العاملة بطريقة احترافية ينبغي اجابة اربع اسئلة تؤدي في النهاية إلى النتيجة المرجوة وهي (خطة القوى العاملة).
السؤال الأول: ما هي المهارات و المعارف والقدرات المطلوبة بالمؤسسة ؟
إن اجابة السؤال الأول هي الاجابة المحورية والتي ينبني عليها كل العمليات في تخطيط القوى العاملة.
ويلعب التحليل الوظيفي دورا محوريا للاجابة على هذا السؤال فينتح عنه ثلاث نتائج:
الاولى : الجدارات الوظيفية والتي تمثل المساحة العريضة للجدارات المطلوبة لتحقيق اهذاف المؤسسة.
والثانية : الوصف الوظيفي ويصف مسئوليات الوظيفة والمهام الخاصة وعلاقات الوظيفة بالوظائف الاخرى وظروف العمل.
والثالثة : التخصص الوظيفي وتصف المؤهلات و الخبرات المطلوبة فيمن يشغل الوظيفة.
إن تحديد المهام الرئيسية والجدارات والمعارف التي لا غنى عنها في شاغل الوظيفة ستكون حجر الاساس بعد أن تحددها في عملية تخطيط القوى العاملة.
السؤال الثاني: ما هي المهارات و المعارف والقدرات المتاحة بالمؤسسة ؟
وبعد ان اصبح لديك قائمة تحوي على المهام الرئيسية والجدارات والمعارف المطلوبة فيمن يشغل كل وظيفة بالمؤسسة .. عليك ان تنتقل إلى الخطوة الثانية في تخطيط القوى العاملة وهي من داخل المؤسسة لديه القدرة والجدارة على القيام بالمهام المطلوبة.
وتستخدم بعض الشركات عدة وسائل تمكننامن الاجابة على السؤال الثاني عليك أن تقوم بتطويرها مثل:
مخزون المعلومات
وخرائط الاحلال
وتخطيط التعاقب
ومن خلال هذه الادوات ستجد اجابة عن المهارات و المعارف والقدرات المتاحة بالمؤسسة.
إن الاجابة على السؤالين السابقين اصبح لديك تصورا واضحا لجدارات العاملين الفعليين داخل المنظمة وفي حال القصور، سيصبح لزاما عليك البحث عن الجدارات التي تحتاجها خارج المؤسسة وهنا يجب الإجابة على السؤال الثالث والرابع لتكتمل عمليات تخطيط القوى العاملة
السؤال الثالث: كم عدد الموظفين الذين تحتاجهم المنظمة ؟
وللاجابة على هذا السؤال يمكنك استخدام العديد من الادوات الخاصة بالتحليل سواء الكمية أو غير الكمية.
وعلى الرغم من اهمية علم الاحصاء واستخدام المعادلات الرياضية الدقيقة إلا أني من التجربة أفضل الاعتماد معهم وبشكل اساسي على حكمة ورأي الخبراء بالشركة والصناعة ذاتها حيث ان المعادلات فقط لوحدها ستجعل هناك اخطاء في تحديد العدد الواجب تعيينه في خطة القوى العاملة.
السؤال البرابع: متى تحتاج الموظفين ؟
والواقع أنه لا يوجد اداة للاجابة على هذا السؤال وإنما اجابته تعتمد على مدى فهمك للصناعة والمواسم التي يزيد العمل بها فبالتأكيد مواسم التعيين صناعة التعليم والمدارس تختلف في عن مواسم التعيين في صناعة المستشفيات مثلا.
كما يساهم في الاجابة على هذا السؤال الخطة الاستراتيجية والاهداف الموضوعة للمستقبل.
والان اصبح لديك معلومات فعلية عن:
الجدارات الحالية بالمنظمة وكيف ستتعامل معها من ترقية أوتدريب أو حتى فصل.
عدد الجدارات الواجب تعيينها وتاريخ تعينها
وهذه المعلومات في النهاية تسمة خطة القوى العاملة.
